১২ নভেম্বর, ২০২৬
এখন ই-মেইল অফিস এবং পেশাগত কাজের একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ অংশ হয়ে উঠেছে। কিন্তু অনেক সময় এমন হয়, আপনি ছুটিতে রয়েছেন অথবা কোনো জরুরি কাজে ব্যস্ত, যার ফলে একের পর এক ই-মেইল আসতে থাকলেও সেগুলোর উত্তর দেওয়া সম্ভব হয় না। এমন পরিস্থিতিতে যিনি আপনাকে ই-মেইল পাঠিয়েছেন, তিনি বুঝতে পারেন না আপনি তার মেইল দেখেছেন কি না কিংবা উত্তর পেতে আরও কতটা সময় লাগবে। এই সমস্যা এড়াতে গুগলের একটি বিশেষ ফিচার চালু করে রাখতে পারেন, যার ফলে আপনি ব্যস্ত থাকলেও ই-মেইলের উত্তর পৌঁছে যাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে।
আসলে জিমেইলের ভেতরে অবকাশ উত্তরদাতা বা ভেকেশন রেসপন্ডার নামে একটি বিশেষ ফিচার রয়েছে। এর সাহায্যে আগে থেকেই একটি মেসেজ লিখে সেট করে রাখা যায়, যা আপনার কাছে ই-মেইল আসবামাত্রই স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রেরকের কাছে চলে যাবে। অর্থাৎ প্রতিটি ই-মেইলের আলাদা করে উত্তর দেওয়ার কোনো প্রয়োজন পড়বে না এবং এর জন্য কোনো থার্ড পার্টি অ্যাপেরও দরকার হয় না। সহজ কথায় এটি একটি অটো-রিপ্লাই ফিচার, যার মাধ্যমে আপনি অনুপস্থিত থাকাকালীন আসা ইমেলের উত্তর পাঠাতে পারবেন। ধরুন আপনি পাঁচ দিনের ছুটিতে কোথাও বেড়াতে যাচ্ছেন, সেক্ষেত্রে আগেই একটি মেসেজ লিখে সেট করার পাশাপাশি কবে থেকে এই পরিষেবা চালু হবে এবং কবে বন্ধ হবে তার নির্দিষ্ট তারিখও নির্ধারণ করে দিতে পারবেন।
আপনার মেসেজে খুব সহজেই জানিয়ে দিতে পারেন যে আপনি আপাতত অফিসে নেই এবং কবে আবার কাজে ফিরবেন। শুধু তাই নয়, আপনার অনুপস্থিতিতে জরুরি প্রয়োজনে যোগাযোগের জন্য অন্য কোনো ব্যক্তির নাম ও যোগাযোগের তথ্যও সেখানে জুড়ে দিতে পারবেন। এই ফিচার চালু করলে নিজের প্রয়োজন অনুযায়ী ইমেলের সাবজেক্ট এবং মেসেজ লিখতে পারবেন এবং চাইলে এই অটো-রিপ্লাই শুধুমাত্র নিজের কনট্যাক্ট লিস্টে থাকা ব্যক্তিদের মধ্যেই সীমাবদ্ধ রাখতে পারবেন।
জিমেইলের এই ফিচার চালু করা অত্যন্ত সহজ। এর জন্য প্রথমে নিজের ল্যাপটপ বা কম্পিউটারে জিমেইল খুলতে হবে। এরপর উপরে ডানদিকে থাকা সেটিংস আইকনে ক্লিক করে সমস্ত সেটিংস দেখুন বা সি অল সেটিংস অপশনে যেতে হবে। এরপর সাধারণ বা জেনারেল ট্যাবে গিয়ে নিচের দিকে স্ক্রল করলে অবকাশ উত্তরদাতা বা ভেকেশন রেসপন্ডার বিভাগটি দেখতে পাবেন, যেখান থেকে এটি চালু করতে হবে।
এবার ফিচারটি চালু হওয়ার শুরুর তারিখ ও শেষ হওয়ার তারিখ নির্ধারণ করে সাবজেক্ট এবং মেসেজে নিজের পছন্দমতো অটো-রিপ্লাই মেসেজ লিখতে হবে। প্রয়োজনে শুধুমাত্র নিজের কনট্যাক্ট লিস্টে থাকা ব্যক্তিদের অটো-রিপ্লাই পাঠানোর অপশন বেছে নিয়ে পরিবর্তনগুলো সংরক্ষণ করুন বা সেভ চেঞ্জেস এ ক্লিক করলেই জিমেইলে এই ফিচারটি সক্রিয় হয়ে যাবে।